Unser Belegverteiler

Im Geschäft mit Firmen bestellt der Einkauf, aber die Rechnung braucht die Buchhaltung. Ihr Shop kennt dafür genau eine Adresse: die des Kundenkontos. Also landet jeder Beleg beim Besteller, der ihn dann von Hand weiterleitet – oder eben vergisst. Bei jedem Kunden, bei jeder Bestellung, jeden Monat aufs Neue. Im schlimmsten Fall schreiben Sie eine Mahnung für eine Rechnung, die nie an der zuständigen Stelle angekommen ist. Der Belegverteiler beendet das, indem er zu jedem Kunden mehrere Empfänger kennt und für jeden einzeln festhält, welche Belege er bekommen soll.

Jeder Beleg an die richtige Stelle

Hinterlegen Sie pro Kunde beliebig viele Empfänger und bestimmen Sie für jeden, welche Belege dorthin gehen: Bestellbestätigung, Rechnung, Gutschrift und Storno, Versandbenachrichtigung, Zahlungserinnerung oder Statusänderung. Der typische B2B-Fall ist damit endlich sauber abbildbar und in zwei Einträgen erledigt – die Bestellbestätigung geht an den Einkäufer, Rechnung und Mahnung an die Kreditorenbuchhaltung, eine stille Kopie an den Steuerberater. Jeder Empfänger bekommt seinen Beleg dabei entweder statt der üblichen Adresse, zusätzlich als sichtbare Kopie oder unsichtbar als Blindkopie. Drei Wege, eine Auswahlliste.

Der Stand der Bestellung bleibt der Stand der Bestellung

Beim Bestellabschluss friert das Modul die gültigen Empfänger zur Bestellung ein. Wechselt später der Ansprechpartner beim Kunden, geht die Nachsendung einer alten Rechnung trotzdem an die Adresse, die damals galt – und nicht an eine Person, die mit diesem Vorgang nie zu tun hatte. Das klingt nach einer Kleinigkeit und ist der Unterschied zwischen „funktioniert“ und „funktioniert auch in zwei Jahren noch“. Wo es im Einzelfall anders sein soll, ändern Sie die Empfänger für genau diese eine Bestellung, ohne dass sich für den Kunden oder für andere Bestellungen etwas ändert.

Regeln statt Kleinarbeit

Manche Vorgaben gelten nicht für einen Kunden, sondern für Ihr ganzes Geschäft. „Alle Rechnungen zusätzlich als Blindkopie an die Buchhaltung.“ „Bei Händlerkunden die Bestellbestätigung auch an den Innendienst.“ „Ab 5.000 Euro zusätzlich an die Geschäftsführung.“ Solche Regeln legen Sie einmal an, mit Bedingungen nach Kundengruppe, Zahlungsart und Bestellwert – ohne einen einzigen Kunden anzufassen. Steht dieselbe Adresse durch mehrere Regeln an, sorgt das Modul selbst dafür, dass niemand einen Beleg doppelt bekommt.

Ein Versandprotokoll, das Rückfragen beendet

„Wir haben nie eine Rechnung bekommen.“ Diese Rückfrage kostet Sie heute eine halbe Stunde Suche. Künftig schauen Sie nach: welcher Beleg, wann, an welche Adresse, und aufgrund welcher Regel. Das Protokoll hält sogar fest, wer den Beleg nicht bekommen hat, weil eine abweichende Adresse an seine Stelle getreten ist. Sie suchen nach Adresse, Betreff oder Bestellnummer, filtern nach Belegart, und wie lange die Einträge bleiben, bestimmen Sie selbst.

Massenpflege für echte B2B-Bestände

Bei achthundert Firmenkunden pflegt niemand Buchhaltungsadressen einzeln durch. Exportieren Sie den Bestand als CSV, ergänzen Sie ihn in Ihrer Tabellenkalkulation und spielen Sie ihn wieder ein. Zugeordnet wird über die Kundennummer, ersatzweise über die E-Mail-Adresse des Kundenkontos – Ihre Warenwirtschaft muss also keine internen Nummern des Shops kennen. Beim Einspielen entscheiden Sie, ob vorhandene Empfänger ergänzt oder ersetzt werden, und Zeilen, die sich nicht zuordnen lassen, nennt Ihnen der Import einzeln, statt sie stillschweigend zu verschlucken.

Ihre Kunden pflegen es selbst

Auf Wunsch geben Ihre Kunden ihre Belegempfänger selbst an – bei der Registrierung, jederzeit im Kundenkonto und, wenn Sie es freischalten, auch im Bestellabschluss. Damit kann sogar jemand ohne Kundenkonto eine abweichende Rechnungsadresse nennen. Jede dieser drei Stellen lässt sich einzeln ein- und ausschalten, und Sie bestimmen, wie viel Ihre Kunden entscheiden dürfen: ob sie mehrere Adressen anlegen können, wie viele höchstens und ob sie die Belegarten selbst wählen. Standardmäßig erscheint im Formular nur ein unauffälliger Hinweis, der die Felder erst auf Klick aufklappt – Ihre Privatkunden merken vom Modul also gar nichts.

Bestätigung, wenn Sie sie wollen

Belege enthalten personenbezogene Daten. Trägt ein Kunde eine fremde Adresse ein, schicken Sie diese Daten an jemanden, den Sie nicht kennen. Deshalb kann das Modul zuerst eine Bestätigungsmail an diese Adresse schicken – wahlweise als reine Nachfrage bei sofortiger Zustellung oder als harte Bedingung, ohne die kein Beleg dorthin geht. Der Link ist einmalig und läuft nach einer von Ihnen gesetzten Frist ab. Was Sie selbst im Backend eintragen, gilt dagegen sofort als bestätigt, denn Sie wissen ja, wen Sie da eintragen.

Vorbereitet für die E-Rechnung

Immer mehr Firmenkunden und sämtliche öffentlichen Auftraggeber verarbeiten Rechnungen elektronisch. Leitweg-ID, Kundenreferenz und ein eigenes Postfach für den Rechnungseingang pflegen Sie deshalb direkt am Kunden – oder Ihr Kunde trägt sie selbst im Kundenkonto ein, denn er kennt sie am besten. Ist ein Postfach hinterlegt, bekommt es Rechnungen und Gutschriften automatisch mit, und die übrigen Angaben stehen einem installierten E-Rechnungsmodul über eine saubere Schnittstelle zur Verfügung.

Sauber gebaut

Das Modul greift an genau einer Stelle in den Mailversand ein: dort, wo alle Belege Ihres Shops ohnehin vorbeikommen. Deshalb wirkt es auch bei Belegen, die andere Module verschicken, und übersteht Shop-Updates, ohne dass ein Dutzend Einzelstellen nachgezogen werden müsste. Was es nicht sicher als Beleg erkennt, lässt es unangetastet – Passwortmails, Newsletter und die Zweitschrift an Sie selbst werden nie umgeleitet. Alle Texte sind über „Texte ändern“ anpassbar, Deutsch und Englisch sind vorinstalliert, und ist das Modul ausgeschaltet, ist es wirklich ausgeschaltet.
 

Häufige Fragen

Ändert sich die Rechnungsanschrift auf dem PDF?
Nein. Das Modul entscheidet ausschließlich darüber, an welche E-Mail-Adressen der Beleg verschickt wird.

Bekommt die Buchhaltung dann auch Werbung und Passwortmails?
Nein. Umgeleitet werden ausschließlich Belege, und auch nur die Belegarten, die Sie dem Empfänger zugeordnet haben.

Können Kunden das selbst pflegen?
Ja, bei der Registrierung und jederzeit im Kundenkonto. Sie können die Eingabe auch abschalten und alles im Backend pflegen.

Geht das auch für mehrere Adressen pro Kunde?
Ja, beliebig viele – mit einer Obergrenze, die Sie festlegen.

Was passiert mit Rechnungen aus der Zeit vor dem Modul?
Die gehen an den aktuellen Stand des Kundenkontos oder, wenn dort nichts hinterlegt ist, wie bisher an die Adresse des Kunden.

Funktioniert das mit meinem Mahnwesen oder Versandmodul?
In aller Regel ja, denn der Belegverteiler hängt an der zentralen Versandstelle des Shops und nicht an einzelnen Modulen.

Kann ich sehen, ob ein Beleg angekommen ist?
Sie sehen im Protokoll, an welche Adressen er verschickt wurde. Ob der Empfänger ihn gelesen hat, weiß auch dieses Modul nicht.

Funktioniert das im Cloud-Shop?
Nein, das Modul setzt eigenes Hosting voraus.