Unsere Lösung für die stilgerechte Markierung als „Bezahlt“
Der Kunde hat längst gezahlt – aber seine Rechnung sieht aus wie jede andere. Also schreibt er Ihnen: „Ist mein Geld angekommen?“ Oder er überweist zur Sicherheit ein zweites Mal, und Sie erstatten hinterher. Beides kostet Zeit, die niemand hat. Unser Modul löst das mit einem Handgriff: Sobald eine Bestellung nach Ihren Regeln als bezahlt gilt, trägt der Beleg einen deutlich sichtbaren Bezahlt-Stempel.
Rechnung, Lieferschein und Bestellbestätigung – jeweils einzeln zuschaltbar
Sie entscheiden, wo der Vermerk erscheinen soll. Auf der Rechnung, weil dort die häufigsten Rückfragen entstehen. Auf dem Lieferschein, damit der Empfänger beim Auspacken sieht, dass nichts mehr offen ist. Und in der Bestätigungsmail, wenn schon im Moment der Bestellung feststeht, dass gezahlt wurde. Jedes Dokument lässt sich getrennt ein- und ausschalten – Sie fangen mit der Rechnung an und erweitern später, wenn Sie mögen.
Drei Wege, eine Bestellung als bezahlt zu erkennen
Kein Shop arbeitet wie der andere, deshalb bietet das Modul drei Wege, die Sie beliebig kombinieren. Über den Bestellstatus: Sie hinterlegen bis zu zehn Status, die in Ihrem Haus zuverlässig einen Zahlungseingang bedeuten – etwa „Bezahlt“ oder „Zahlung eingegangen“. Über die Zahlart: Bei bis zu zehn Zahlarten, bei denen eine Bestellung ohnehin nur nach erfolgreicher Zahlung zustande kommt, ist die Sache von vornherein klar. Und über die Markierung von Hand: Für die Barzahlung bei Abholung, die Überweisung, die Sie im Kontoauszug entdecken, die Sonderabsprache – ein Klick in der Bestellung genügt, und diese Markierung übersteuert alle Regeln.
Denkt an die Fälle, an die man selbst nicht denkt
Ein Bezahlt-Vermerk auf einer unbezahlten Rechnung ist schlimmer als gar keiner. Deshalb bringt das Modul mehrere Schutzmechanismen mit. Stornorechnungen werden grundsätzlich nie gestempelt. Bei einem Ratenkauf über einen Finanzierungspartner, bei dem der Kunde nicht an Sie zahlt, unterdrückt ein zuschaltbarer Filter den Stempel zuverlässig. Und beim Bestellstatus bestimmen Sie selbst, ob die Bestellung den Status genau jetzt tragen muss oder ob es genügt, dass sie ihn irgendwann einmal hatte – wichtig für alle, deren Ablauf über „Bezahlt“ hinaus nach „Versendet“ weiterläuft.
Ein Stempel, der wie ein Stempel aussieht
Vier Motive liegen bei, jeweils auf Deutsch und Englisch: „Bezahlt“ und „Bezahlt – vielen Dank“, waagerecht und schräg gestellt. Alle als PNG mit Transparenz, damit der darunterliegende Rechnungstext lesbar bleibt und der Vermerk tatsächlich wie ein aufgedrückter Stempel wirkt und nicht wie ein aufgeklebter Kasten. Ein eigenes Motiv – Ihr Firmenstempel, Ihre Handschrift, Ihre Farbe – setzen Sie ein, indem Sie die Datei ablegen und ihren Namen im Setup eintragen. Position auf dem Blatt bestimmen Sie millimetergenau.
Mehrsprachig ohne Mehrarbeit
Bestellt ein englischsprachiger Kunde, bekommt er den englischen Stempel – ohne dass Sie dafür etwas einstellen müssten. Weitere Shopsprachen ergänzen Sie, indem Sie einen Sprachordner mit Ihrer Grafik anlegen. Und falls dort einmal etwas fehlt, weicht das Modul selbstständig auf die deutsche Fassung aus, statt den Belegdruck zu gefährden: Ihre Rechnung entsteht in jedem Fall.
Für wen sich das Modul lohnt
Für jeden Shop, der Vorkasse oder Überweisung anbietet und dessen Kunden regelmäßig nach dem Zahlungseingang fragen. Für Händler mit Abholung vor Ort, bei denen bar oder per Karte gezahlt wird und die Rechnung anschließend gedruckt wird. Für alle, die Rechnung und Lieferschein gemeinsam ins Paket legen. Und für jeden, der seine Belege ein Stück professioneller aussehen lassen möchte, ohne dafür an Vorlagen zu basteln.
Häufige Fragen
Muss ich meine Rechnungsvorlage anpassen?
Nein. Der Stempel wird beim Erzeugen des Belegs eingesetzt, Ihre Vorlagen bleiben unberührt. Auch für die Bestätigungsmail ist keine Vorlagenarbeit nötig – wer den Stempel dort an eine ganz bestimmte Stelle setzen möchte, kann das aber über einen Platzhalter tun.
Kann ich einen eigenen Stempel verwenden?
Ja. Legen Sie Ihre PNG-Datei in den Sprachordner und tragen Sie den Dateinamen im Setup ein. Die Position auf dem Blatt stellen Sie in Millimetern ein.
Was passiert bei einer Gutschrift?
Stornorechnungen werden nie gestempelt.
Ich zahle per Ratenkauf an einen Partner ab – wird trotzdem gestempelt?
Nur wenn Sie es wollen. Der Filter für Dritt-Zahlarten ist ab Werk eingeschaltet und unterdrückt den Vermerk in genau diesen Fällen.
Was, wenn eine Bestellung keiner meiner Regeln entspricht?
Dann markieren Sie sie mit einem Klick von Hand als bezahlt. Diese Markierung gilt immer, unabhängig von Status und Zahlart.
Lassen sich die Texte des Moduls ändern?
Ja, sämtliche Texte passen Sie im Adminbereich unter „Texte ändern“ an Ihre eigene Ansprache an. Ihre Änderungen bleiben bei Modulupdates erhalten.